Ny praxis ger klartecken för automatiska körjournaler med GPS

| Av Hanna Stenvall | Tipsa redaktionen

POSITIONERINGSTEKNIK. Ett nytt beslut från Datainspektionen öppnar för arbetsgivare att använda så kallade elektroniska körjournaler med positioneringsteknik, GPS, utan att behöva inhämta särskilt samtycke från föraren. Beslutet innebär en ändring mot tidigare praxis, där det ställdes krav på samtycke för att få ersätta traditionella körjournaler med automatisk rapportering baserad på positioneringsteknik. Ändringen är inte minst viktig inom säkerhetsbranschen, där redovisning av körjournaler för företagsbilar används i den dagliga verksamheten.

POSITIONERINGSTEKNIK. Ett nytt beslut från Datainspektionen öppnar för arbetsgivare att använda så kallade elektroniska körjournaler med positioneringsteknik, GPS, utan att behöva inhämta särskilt samtycke från föraren. Beslutet innebär en ändring mot tidigare praxis, där det ställdes krav på samtycke för att få ersätta traditionella körjournaler med automatisk rapportering baserad på positioneringsteknik. Ändringen är inte minst viktig inom säkerhetsbranschen, där redovisning av körjournaler för företagsbilar används i den dagliga verksamheten.

Inledningsvis kan konstateras att det saknas uttryckliga lagkrav på att en körjournal överhuvudtaget måste föras. Enligt rättspraxis är körjournaler dock ett viktigt bevismedel vid Skatteverkets bedömning av bilförmån och drivmedelsförmån. Under de senare åren har det dykt upp ett antal olika modeller för elektroniska körjournaler. En elektronisk körjournal kopplas in i arbetsgivarens bilar och registrerar automatiskt alla körningar med bilen via positioneringsteknik, både privata körningar och tjänstekörningar.
De sparade uppgifterna används för redovisning till Skatteverket om hur företagsbilarna har använts. Därutöver kan uppgifterna även användas för andra ändamål, som övervakning av bilens servicebehov, faktureringsstöd, kontroll av förarens arbetstider eller säkerhetsskäl, exempelvis om det finns anledning att misstänka att föraren utsatts för ett angrepp eller drabbats av sjukdom.

Uppgifter om körningar med en företagsbil, till exempel startpunkt, slutpunkt, avstånd och liknande, som kan kopplas till en viss förare utgör förstås personuppgifter enligt personuppgiftslagen, PuL. Till skillnad från manuella körjournaler är behandlingen av personuppgifter i elektroniska körjournaler automatisk och strukturerad. Det innebär att PuL gäller och att PuLs krav på integritetssäker behandling av personuppgifter måste följas, se 5 § PuL.
Enligt PuL får personuppgifter behandlas i elektroniska körjournaler om det finns så kallad laglig grund, det vill säga om föraren antingen lämnat sitt frivilliga samtycke till behandlingen eller om behandlingen är nödvändig utifrån vissa i PuL angivna kriterier, se 10 § PuL.
Vad gäller elektroniska körjournaler kan behandlingen av förarens personuppgifter exempelvis anses nödvändig för att arbetsgivaren ska kunna fullfölja en rättslig skyldighet, se 10 § b PuL, alltså rapportera till Skatteverket, eller om arbetsgivarens intresse av behandling av personuppgifter vid en så kallad intresseavvägning anses väga tyngre än förarens intresse av skydd av sin personliga integritet, se 10 § f PuL.

Enligt tidigare praxis från Datainspektionen krävdes dock förarens särskilda samtycke om arbetsgivaren ville ersätta en manuell körjournal med en elektronisk som tillämpade positioneringsteknik, GPS, se Datainspektionens beslut 2008-02-29 med Dnr 806-2007. Detta var problematiskt då arbetstagare ofta anses vara i en beroendeställning gentemot sin arbetsgivare. Det betyder att de normalt sett inte kan lämna sådana ”frivilliga” samtycken som PuL kräver. Arbetsgivare som önskade införa elektroniska körjournaler med GPS var därför i regel tvungna att erbjuda anställda möjligheten att även fortsättningsvis använda manuella körjournaler. Datainspektionens nya praxis innebär alltså att samtycke till behandling av personuppgifter i elektroniska körjournaler med GPS inte längre behövs, så vitt avser rapportering till Skatteverket, se beslut 2014-02-07 med Dnr 234-2013.
Datainspektionens viktigaste argument för ändringen är att det numera finns tekniska lösningar som erbjuder förstärkt skydd för förarens personliga integritet och som gör att behandlingen kan anses nödvändig enligt bland annat 10 § b och 10 § f PuL utan samtycke. Datainspektionen har i ett pressmeddelande om sitt nya beslut uppmuntrat leverantörer att redan från början bygga in ett effektivt integritetsskydd i elektroniska körjournaler, det vill säga tillämpa s.å kallad privacy by design.

Som beskrivits i en tidigare artikel (Skydd & Säkerhet 4/2013) kan privacy by design sammanfattas i fyra principer:
* minimera antalet personuppgifter som behandlas
* begränsa åtkomsten till lagrade personuppgifter
* skydda personuppgifterna från obehörig åtkomst och
* underlätta för användarna att tillvarata sina rättigheter.
För säkerhetsbranschen är principerna om privacy by design särskilt viktiga, eftersom företagen där ofta behandlar stora mängder personuppgifter.

Möjligheten att behandla personuppgifter i elektroniska körjournaler utan förarens samtycke kommer dock med vissa förbehåll. Begränsningar finns framförallt i de så kallade grundläggande reglerna om behandling av personuppgifter i 9 § PuL. Bland annat får inte fler uppgifter behandlas än vad som är nödvändigt för att redovisa användningen av företagsbilar till Skatteverket (som är ändamålet med körjournalen).
Enligt Skatteverkets rekommendationer bör en körjournal, oavsett om den är manuell eller elektronisk, innehålla uppgift om mätarställning vid årets början och slut, datum och mätarställning vid resans start och resans slut, ärenden och platser som besökts samt antal körda kilometer. Sparas andra personuppgifter än sådana som behövs enligt Skatteverkets rekommendationer är det upp till arbetsgivaren att visa att de behövs. Kan arbetsgivaren inte göra det måste förarens samtycke till behandlingen av de aktuella personuppgifterna inhämtas.

Personuppgifterna får dessutom inte användas för andra ändamål än för rapportering till Skatteverket. Om uppgifterna används för andra ändamål krävs även fortsättningsvis i regel förarens samtycke, såvida inte behandlingen anses nödvändig enligt PuL, exempelvis vid en intresseavvägning.
Enligt Datainspektionen kan bland annat följande faktorer beaktas vid en intresseavvägning: ändamålen med behandlingen, hur uppgifterna hanteras och hur resultatet används, vilken information som ges till de anställda, om behandlingen kan utföras på ett mindre integritetskänsligt sätt, vilken teknisk och administrativ säkerhet som finns för uppgifterna, förekomsten av fackliga överenskommelser och innehållet i dessa samt om behandlingen följer god sed på arbetsmarknaden. Som exempel kan nämnas att det vid en intresseavvägning undantagsvis kan vara tillåtet att använda positioneringsteknik för att kontrollera att anställda följer avtalade arbetstider. Det krävs dock en konkret misstanke om allvarligt missbruk av tidsredovisningen, se Datainspektionens beslut 2008-02-29 med Dnr 806-2007.

Personuppgifterna i den elektroniska körjournalen måste vidare gallras löpande. Datainspektionen menar att personuppgifter som används för rapportering till Skatteverket får sparas under den tid som Skatteverket kan besluta om eftertaxering, se beslut 2014-02-07 med Dnr 234-2013. I sådana fall är det dock viktigt att arbetsgivaren begränsar åtkomsten till uppgifterna så att de enbart kan användas för sådana ändamål, till exempel vid skatterevision. I övriga fall kan det, enligt Datainspektionen, vara motiverat att spara positioneringsdata i upp till tre månader för att i efterhand kunna komplettera befintliga körjournaler med uppgift om en viss resa. Om personuppgifterna utgör räkenskapsmaterial får de dock sparas under en längre tid.

Slutligen är det viktigt att framhålla att föraren alltid måste informeras i förväg om behandlingen av hans eller hennes personuppgifter. Detta gäller alltså oavsett om behandlingen sker med eller utan förarens samtycke. Informationen ska innehålla uppgift om personuppgiftsansvariges identitet (i detta fall typiskt sett arbetsgivaren), ändamålen med behandlingen och all övrig information som behövs för att den registrerade ska kunna tillvarata sina rättigheter i samband med behandlingen, till exempel möjligheten till registerutdrag och rättning av personuppgifter.
Sådan information måste lämnas innan en företagsbil med elektronisk körjournal används. Informationen kan lämnas muntligen eller skriftligen. Datainspektionen har exempelvis ansett att information lämpligen kan lämnas i personalpärmar och på eventuellt intranät.

Daniel Lundqvist och Fredrik Gustafsson, maj 2014


Håll dig uppdaterad med Skydd & Säkerhet
Är du prenumerant? Bli prenumerant

Med en prenumeration får du obegränsad tillgång till webbtidningen. Läs webbtidningen online.


Skriv din kommentar
Startsidan just nu

Great Security köper Norrköpingsbolag

Säkerhet viktigare i skolan

Stänger efter protester

Fler söker hjälp för hedersvåld

Allt fler personer söker hjälp för att de utsatts för hedervåld, enligt en undersökning från TT.

Ny fakturastorm från blufföretag

Sverige får myndighet för psykologiskt försvar

Regeringen vill inrätta en myndighet för psykologiskt försvar, förklarade statsminister Stefan Löfven i sitt tal på söndagen vid försvarskonferensen ”Folk & Försvar” i Sälen.

Nyhetsbrev

Förbjuder elefanter på cirkus

I en remiss föreslår regeringen en skärpt djurskyddslag som bland annat innebär ett förbud mot att tamdjur överges samt mot användning av utrustning som kan orsaka lidande eller skada på tävlingsdjur.

Arkiv

Ny lag ska göra vägarna säkrare

Arbetar mot brott i Skåne

Mobilbilder på dödade djur räckte inte

Mobilbilder och filmer på lodjur i olika fällor, en film där ett lodjur snaras i ett träd och en film där någon petar på ett fångat lodjur – det räckte inte som bevis för en fällande dom för grovt jaktbrott. Men tre av de åtalade i den så kallade jakthärvan har dömts till fängelse.

Malmö universitet ökar säkerheten

Så blev första helgen med ny vapenlag

Topright får flera beställningar

”VMA-systemet behöver bli enklare”

Vill ha fler kameror

Nätsajt varnar för lavinfara

På Naturvårdsverkets hemsida finns daglig uppdaterad information om lavinfaran i den svenska fjällvärlden under hela skidsäsongen.

Fler ärenden till åklagare

Antalet ärenden som polisen redovisat till åklagare ökade i fjol med 3,4 procent jämfört med 2016.

Förlängd åtalstid om misstänkt terroristbrott

Swedavia bygger ut

Saab köper Dockstavarvet

Saab köper två varv, Dockstavarvet och Muskövarvet.

Liseberg nöjt med Nokas

Ännu ett förvärv för Addsecure

Addsecure stärker sin nordiska närvaro genom att förvärva alarmkommunikationsverksamheten av finska Prevent 360.

Malmö får polisutbildning

Tryggare pakethantering hos Bussgods

5 listade mål för cyberattacker

Så vill Stockholm skydda valet

Strongpoint i ryskt storavtal

Hatbrott ökar på asylboenden

Det är polisens lönemål

Great Security till Uppsala

”Frågetecken kring nya kameralagen”

Han är säkerhetsbolagets nye vd

Svensk handel vill se större polisnärvaro i oroliga områden

Tjuvarna sågade sig in genom taket

Miljoner till säkrare cykling

Företagsstjärna utsedd i Helsingborg

Sänd till en kollega

0.14